Как перейти на электронную трудовую книжку (ЭТК) в 1С:Бухгалтерия

Что такое электронная трудовая книжка?

Электронная трудовая книжка — это цифровой формат хранения сведений о трудовой деятельности. Все записи о приёме, увольнении, переводах и других кадровых событиях фиксируются в базе данных государственных органов, а доступ к ним можно получить онлайн.

Преимущества электронного формата:

1. документ невозможно потерять или повредить;

2. снижается риск ошибок благодаря автоматизированной передаче данных;

3. всегда есть быстрый доступ к информации через личный кабинет на портале государственных услуг;

4. не нужно хранить бумажную книжку и постоянно ее приносить работодателю.

   ---

Этапы перехода на электронную трудовую книжку

Как перейти на ЭТК в 1С:Бухгалтерия

1. Проверьте версию программы

Функционал ЭТК работает в актуальных релизах 1С. Если конфигурация не обновлена, могут отсутствовать формы и механизмы передачи сведений. Начните с обновления системы до версии, поддерживающей ЭТК.

2. Настройте кадровый учет

Чтобы сведения передавались корректно, 1С должна содержать полные и точные данные о сотрудниках:

1. ФИО, СНИЛС, дата рождения

2. история приема/увольнения

3. перемещения и кадровые приказы

4. рабочие графики

5. данные по оформлению договоров

Ошибки в этих данных приводят к отказам при отправке форм. Поэтому рекомендуется провести предварительную проверку и корректировку.

3. Подключите функционал ЭТК

В 1С:Бухгалтерии необходимо активировать инструменты работы с электронными трудовыми книжками:

1. включить кадровый учет;

2. разрешить формирование и отправку сведений о трудовой деятельности;

3. настроить параметры организации (ИНН, КПП, регламентированный отчетность).

После включения функционала в интерфейсе появятся документы и отчеты, связанные с ЭТК.

4. Настройте отправку сведений

Передача информации об ЭТК осуществляется через регламентированный отчет. В 1С доступны формы, необходимые для подачи данных:

1. приём и увольнение сотрудников;

2. перевод;

3. сведения о заявлении работника;

4. корректирующие записи.

Также нужно настроить:

1. электронную подпись;

2. обмен с операторами связи;

3. автоматическую выгрузку отчетности.

Корректная настройка обеспечивает стабильную и быструю отправку данных без ошибок.

5. Ведение ЭТК в 1С

После настройки 1С работодатель ведёт электронную трудовую книжку через документы системы:

1. оформление приема — автоматически формирует запись;

2. перевод — создает новую запись о кадровом изменении;

3. увольнение — фиксирует завершающие сведения;

4. подача заявления — отражается в отдельной форме.

Формирование отчетов происходит автоматически на основе кадровых документов.

Возможные ошибки и как их избежать

При переходе на ЭТК чаще всего возникают следующие проблемы:

1. неполные данные сотрудников;

2. отсутствие кадровых документов в базе (особенно по старым приемам);

3. ошибки в СНИЛС или личных данных;

4. некорректные настройки электронной подписи.

Поэтому важно заранее провести проверку заполненности данных и настроек 1С.

Наши специалисты готовы помочь

Мы сопровождаем переход на электронные трудовые книжки в 1С от начала до конца:

1. консультации по требованиям законодательства;

2. настройка 1С:Бухгалтерии под ЭТК;

3. проверка и корректировка данных сотрудников;

4. подключение электронной подписи и обмена отчетностью;

5. внедрение форм и регламентов;

6. обучение кадрового персонала работе с ЭТК в 1С;

7. сопровождение и поддержка после запуска.

Мы обеспечим безопасный и правильный переход, который минимизирует ошибки и полностью соответствует требованиям.