Ошибки при работе с маркированными товарами:
что важно контролировать бухгалтеру
При работе с маркированной продукцией важно контролировать не только складской учет, но и документы, ЭДО, кассу и сведения в системе «Честный знак»
Маркировка товара предполагает взаимодействие сразу нескольких систем и сотрудников. Информация о продукции проходит путь от поставщика и приемки на складе до продажи покупателю или оформления возврата.
Поэтому ошибка на одном из этапов может привести к расхождениям между фактическими остатками, учетной программой, электронными документами и системой маркировки.
Главное: при работе с маркированными товарами недостаточно исправить ошибку только в 1С или только в документах. Необходимо проверить, как операция отражена во всех связанных системах.
1. Полагаться только на складскую приемку
Фактическая приемка товара — только один из этапов работы с маркировкой. После пересчета продукции и считывания кодов необходимо убедиться, что полученные сведения соответствуют документам и данным учетных систем.
Например, товар может физически находиться на складе, но количество продукции в УПД или сведения о кодах маркировки могут отличаться от фактических данных.
При работе с маркировкой важно распределить ответственность:
- склад отвечает за фактическую приемку товара;
- бухгалтерия — за документы и отражение операций в учете;
- оператор ЭДО — за передачу и подписание электронных документов;
- кассиры — за корректное считывание кодов при продаже;
- ответственные сотрудники — за работу с информацией в системе маркировки.
2. Подписывать УПД без проверки
Перед подписанием универсального передаточного документа необходимо проверить, соответствует ли информация в нем фактической поставке.
В частности, стоит проверить:
- реквизиты участников сделки;
- наименование продукции;
- количество товара;
- GTIN;
- коды маркировки, если для конкретного товара применяется поэкземплярный учет.
Важно: подписание УПД через ЭДО само по себе не означает, что все сведения успешно обработаны системой маркировки. Результат обработки документа также необходимо контролировать.
3. Считать приемку завершенной только потому, что товар уже на складе
Маркированная продукция может физически находиться у покупателя, но при этом в системе продолжать числиться за поставщиком.
Такая ситуация возможна, например, если УПД не был подписан, содержит ошибку в реквизитах или сведения по нему не были корректно переданы и обработаны.
Перед продажей: необходимо убедиться, что приемка завершена не только фактически, но и отражена в системе маркировки.
4. Оформлять возврат только в учетной программе
Возврат маркированной продукции требует внимания не только к бухгалтерскому учету. В зависимости от ситуации может потребоваться изменение статуса кода маркировки.
При возврате покупателем код в определенных случаях можно снова ввести в оборот. Если код поврежден или утрачен, может потребоваться перемаркировка.
При возврате поставщику в зависимости от обстоятельств используются предусмотренные для такой операции электронные документы.
Ошибка: изменить операцию в 1С и не проверить, изменился ли статус соответствующего кода в системе маркировки.
5. Исправлять расхождение только в одной системе
Изменение операции в 1С не означает автоматического исправления данных в ЭДО и системе маркировки.
Например, бухгалтер может скорректировать количество реализованного товара в учетной программе, хотя исходный УПД уже был передан через ЭДО и обработан системой маркировки. В результате данные разных систем будут отличаться.
В зависимости от ситуации могут потребоваться:
- исправленный УПД;
- универсальный корректировочный документ;
- аннулирование документа;
- повторная передача сведений;
- корректировка операции по выводу товара из оборота;
- возврат кода в оборот;
- перемаркировка.
Правильный подход: после исправления операции проверить документ, его подписание, передачу через ЭДО, обработку системой маркировки, а также актуальность остатков и статусов кодов.
6. Не контролировать работу кассы
При продаже маркированной продукции кассовая система должна корректно считать код, проверить возможность реализации и передать сведения о выбытии товара.
Проблемы могут возникнуть из-за сканера, кассового программного обеспечения, неправильной карточки товара или ошибок при передаче сведений.
Что стоит контролировать:
- корректное считывание кодов маркировки;
- наличие кода в чеке;
- передачу сведений о продаже;
- ошибки при продаже маркированной продукции;
- возвраты и операции с кодами.
Важно: с 28 декабря 2025 года при реализации маркированной продукции через кассу применяется ТС ПИоТ. Для соответствующих товарных групп действует проверка кодов, а продажа товара с проблемным кодом может быть заблокирована.
7. Не следить за изменениями по товарным группам
Требования к маркировке вводятся постепенно. При этом сроки и порядок передачи информации могут отличаться для разных категорий продукции.
В результате в одной организации могут одновременно использоваться разные правила учета и передачи сведений в зависимости от конкретной товарной группы.
Пример: с 1 июля 2026 года для косметики и бытовой химии начались розничное сканирование кодов и передача сведений через ЭДО в объемно-сортовом формате. Для бритв и лезвий соответствующий срок установлен на 1 февраля 2027 года.
Поэтому недостаточно один раз определить, относится ли товар к маркируемой продукции. Необходимо следить за изменениями требований и сроками их вступления в силу для каждой товарной группы.
Что в итоге должен контролировать бухгалтер
Расхождения в системе маркировки могут возникать на разных этапах: при приемке товара, оформлении УПД, работе ЭДО, продаже через кассу, возврате или корректировке документов.
Основные точки контроля:
- соответствие фактического товара данным УПД;
- корректность кодов маркировки;
- завершение приемки в системе маркировки;
- правильность оформления возвратов;
- соответствие данных 1С и ЭДО;
- корректность операций на кассе;
- актуальность требований для конкретной товарной группы.
Главный принцип: исправление операции в одной программе не всегда исправляет сведения во всех системах. При работе с маркированной продукцией важно контролировать весь путь товара — от поступления до продажи или возврата.
Часто задаваемые вопросы
Достаточно ли проверить товар при приемке?
Нет. Необходимо также убедиться, что сведения корректно отражены в УПД, переданы через ЭДО и обработаны системой маркировки.
Можно ли исправить ошибку только в 1С?
Не всегда. Если сведения уже передавались через ЭДО или систему маркировки, необходимо проверить и эти данные. В зависимости от ситуации может потребоваться корректирующий документ или другая предусмотренная операция.
Что делать, если товар уже на складе, но в системе он числится за поставщиком?
Нужно проверить статус УПД, его подписание и обработку сведений системой маркировки. До устранения расхождения важно не считать приемку полностью завершенной.
Что происходит с кодом при возврате товара?
Порядок зависит от ситуации. В предусмотренных случаях код можно снова ввести в оборот. Если код поврежден или утрачен, может потребоваться перемаркировка.
Почему важно следить за изменениями требований?
Правила и сроки внедрения маркировки отличаются для разных товарных групп. Поэтому требования, которые действуют для одной категории продукции, не обязательно применимы к другой.
География обслуживания ГК Ганза-СМАРТ
Экспресс-выезд: Мы уже в пути!
В этих городах наши специалисты работают лично. Мобильные бригады укомплектованы всем необходимым и готовы к старту в день обращения.
Александров • Киржач • Владимир • Струнино • Кольчугино
Мытищи • Королёв • Пушкино • Сергиев Посад • Дмитров • Ногинск • Орехово-Зуево • Ивантеевка
Онлайн-поддержка и надёжные партнёры
Находитесь в другом регионе? Расстояние — это просто цифра. Мы проведём все подготовительные этапы онлайн, разработаем проект, а для выполнения работ на месте передадим вас в надёжные руки наших сертифицированных локальных партнёров. Контроль качества и наши гарантии остаются неизменными!
