Как выбрать онлайн-кассу?

С чем же нужно определиться в первую очередь? С типом ККТ.

Автономная касса - это аппарат, который представляет собой самостоятельное устройство для печати чеков и отправки их в налоговую. Он не требует наличия в кассовой зоне компьютера и имеет небольшие габариты. Основные направления для применения такого решения - микробизнес с небольшой проходимостью (до 120 чеков в день). Применение автономной кассы в местах с большей проходимостью приведёт к медленному обслуживанию клиентов, и как следствие, очередям.

Кнопочная касса Меркурий и смарт-терминалы Эвотор

Проще говоря такая касса подойдёт ну очень небольшим торговым точкам - островкам в ТРЦ, небольшим ателье и курьерам. Как видно из названия, такие аппараты автономны - работают от аккумулятора, что будет полезно для курьерских служб, пассажироперевозок и мест, где есть перебои с электричеством.

Самый простой и бюджетный вариант, который предлагаем мы - Меркурий 185Ф. Простая кнопочная касса с небольшой скорости печати и широким функционалом - тут и WiFi и возможность установки SIM-карты, весьма удобный редактор базы товаров для компьютера. А интерфейсный разъём USB позволяет подключить сканер штрих-кодов. Также этот аппарат может работать от бортовой сети автомобиля.

Вариант с более богатым функционалом - линейка касс Эвотор. Мощная, шустрая, многофункциональная. На любой вкус и потребности - от небольшого терминала с диагональю экрана 5 дюймов, до огромного 10-ти дюймового. Множество приложений, расширяющих возможности. И самое главное - всё это очень просто. Большие удобные кнопки на сенсорном экране, возможность интеграции с товароучётными системами, например, 1С, подключение любого торгового оборудования. Эвотор мы также можем отнести к автономным кассам с высокой производительностью. Он печатает быстрее чем Меркурий и способен работать при нагрузке около 500 чеков в день, соревнуясь с фискальными регистраторами. С автономными кассами разобрались. Показатели для их применения - небольшая проходимость торговой точки, необходимость автономной работы и недостаток места на рабочем месте кассира.

Если вам нужно, чтобы касса работала без розетки, вы пробиваете около сотни чеков в день и вам на рабочем месте кассира некуда поставить компьютер - ваш вариант автономная касса.

Перейдем к фискальным регистраторам. Что это такое?

По сути это чековый принтер, внутри которого фискальный накопитель. Работает этот принтер только в связке с компьютером или любым другим устройством, позволяющим подключиться к нему для пробития чеков. Как отдельное устройство он абсолютно бесполезен. Также для работы с ним нужна товароучётная система, например, 1С:Розница.

Фискальных регистраторов также великое множество. От самых простых до премиум сегмента. Чем они все отличаются? В первую очередь - скоростью печати. Самые дешёвые печатают достаточно медленно и не имеют автоотрезчика. Аппараты из премиум-сегмента выплёвывают чеки со скоростью пули и сами их отрезают, ускоряя и упрощая пробитие товара по кассе. И снова нужно опираться на проходимость вашей торговой точки. Фискальные регистраторы начального уровня едва ли переплюнут автономные кассы по производительности. А аппараты подороже будут тратой денег для небольших магазинов. Показатель для установки производительных фискальных регистраторов - более 500 чеков в день. Это как правило магазины формата “у дома” и крупные супермаркеты самообслуживания с несколькими кассами. Для тех, у кого меньше 500 чеков в день, подойдёт и самый простой аппарат.

Для примера приведём два фискальных регистратора - Атол 30Ф и Атол FPrint-22ПТК. Между ними ещё есть с десяток моделей, но их мы касаться не будем, это тема для отдельной статьи.

АТОЛ 30Ф и АТОЛ FPrint-22ПТК

Атол 30Ф - нижний сегмент. Невысокая скорость печати и небольшие габариты. Ширина печати - 57мм. Идеально для организаций, оказывающих услуги, где чеков немного и нет постоянного потока клиентов. Для больших продуктовых магазинов такой аппарат мы не рекомендуем. Именно в таких торговых точках есть поток клиентов, а значит будет и очередь.

Атол FPrint-22ПТК - очень производительный аппарат с автоотрезчиком, быстрой печатью и шириной печати в 80мм. Именно он и его аналоги стоят в крупных розничных сетях. Его потолок производительности исчисляется тысячами чеков в день.

Если вам нужно пробивать 500 чеков в день, у вас планируется несколько кассовых узлов, вам важна скорость работы кассы - вам нужен фискальный регистратор и товароучетная система.

Подведём итог. Как и с автономными кассами при выборе фискального регистратора важно понимать проходимость торговой точки. Слишком медленный будет создавать очереди, а дорогой премиум-аппарат будет неоправданной тратой для трёх чеков в неделю.

В целом, все производители к третьей волне привели свои кассы в соответствие с поправками в закон. Однако, печальный опыт мелких производителей заставляет задуматься о том, нужно ли гнаться за минимальной ценой. Именно дешёвые кассы от небольших компаний в последнее время не успевают следовать поправкам в закон и выбывают из реестра ККТ. Лучше не испытывать судьбу и пытаться сэкономить пару тысяч, а приобрести кассу от именитого производителя, который может гарантировать соответствие закону и высокую надёжность.

Как зарегистрировать онлайн-кассу?

Для того чтобы начать работать с онлайн-кассой необходим фискальный накопитель (ФН). После того, как вы определились с выбором ККТ с ФН, необходимо выполнить еще несколько шагов:

Получить электронную цифровую подпись (ЭЦП). Без нее не получится зарегистрировать кассу на сайте ФНС.
Заключить договор с ОФД. Операторы фискальных данных — обязательный элемент новой системы работы, и в процессе регистрации кассы в ФНС потребуется указать информацию о своем ОФД.
Зарегистрировать кассу. Это можно сделать на сайте ФНС. Сначала надо заполнить заявление и подписать его ЭЦП. Вам выдадут регистрационный номер, его необходимо будет ввести в онлайн-кассу. Завершающим этапом является добавление ККТ в личный кабинет в ОФД.
Не забудьте подключить интернет, ведь именно через него онлайн-касса должна передавать данные в Налоговую.

У нас можно купить кассу "под ключ". Мы поможем выбрать саму кассу, сделать ЭЦП, подключить услуги ОФД, зарегистрировать ККТ и запустить в работу. А также с нами вы можете заключить договор на обслуживание.

Что такое ОФД и как подписать с ним договор?

ОФД обеспечивает сбор, хранение и передачу фискальных данных с контрольно-кассовой техники в налоговую службу. Список официальных операторов фискальных данных размещен на сайте ФНС.

Обязательно подключитесь к оператору фискальных данных. Без него онлайн-касса не будет работать, как сотовый телефон без мобильного оператора.

В настоящее время многие ОФД являются не только посредниками между клиентом и ФНС, но и предлагают удобные инструменты анализа и контроля данных, поступающих с контрольно-кассовой техники, и дополнительные сервисы для развития бизнеса.

Какой фискальный накопитель выбрать?

Фискальные накопители делятся на три основных вида, по сроку действия:

36 месяцев
13/15 месяцев
13 месяцев

Все эти цифры – максимальные сроки действия. В реальности они могут прослужить и меньше – всё зависит от количества чеков в день. Память фискальных накопителей одинаковая. Общее количество чеков, которые могут быть записаны в ФН, варьируется в пределах 250 тысяч. Учитывайте это при покупке.

Так выглядит фискальный накопитель

К примеру, не имеет смысла при проходимости более 300 чеков в день, смотреть в сторону ФН на 36 месяцев – он попросту кончится раньше своего срока. Сэкономить не особо получится.

Может возникнуть логичный вопрос: зачем покупать ФН на 15 месяцев, если можно на 36 и дольше не производить его замену? Но на выбор типа накопителя влияет ваша система налогообложения.

Общая система налогообложения? Выбирайте ФН на 13/15 месяцев. Но помните – больше чеков в сутки – меньше срок службы, при большой проходимости (более 900 чеков в день) не стоит думать о том, что ФН нужно будет заменить лишь через 400 дней, закончится он гораздо раньше. А ФН на 36 месяцев вам нельзя использовать по закону.

Упрощёнка? ЕНВД? Патент? Оказываете только услуги? Вы обязаны использовать только ФН на 36 месяцев, 13/15 не подходит по закону. Исключение – сезонный характер работы. Тогда вы сможете использовать любой из двух вариантов. При этом и та и та модель проработают максимально возможный период времени. Ещё одно исключение из спецрежимов – торговля подакцизными товарами. Если у вас есть в продаже что-то из этого перечня – вы можете использовать ФН как на 13/15 месяцев, так и на 36, но проработают они только 400 дней.

Находитесь в зоне, которая относится к автономному режиму (без передачи чеков в налоговую через интернет)? Тогда можете выбрать ФН либо на 13/15, либо на 36 месяцев. Но опять нас ждёт ограничение – памяти хватит лишь на 18 месяцев работы (около 550 дней). Если у вас в продаже подакцизные товары – только 400 дней.

Помимо всего вышесказанного стоит учитывать и формат фискальных документов (ФФД), поддерживаемый фискальным накопителем. Их три – 1.0, 1.05 и 1.1. Но с 1 января 2019 года формат версии 1.0 больше не используется. ФН-1 поддерживает версии 1.0 и 1.05, однако версия 1.05 поддерживается лишь в том случае, если при регистрации кассы на ней была актуальная прошивка, поддерживающая эту версию. ФН-1.1 поддерживает все версии форматов фискальных данных, но конечно же, при условии, что их поддерживает прошивка кассы.

Следуя этим нехитрым советам, вы сможете правильно выбрать фискальный накопитель и не потерять кучу времени, денег и нервов, сделав неверный выбор.